IV B 6 b
Evangelisch-reformierte Kirche des Kantons Basel-Stadt
Reglement betreffend elektronische Bereitstellung der Unterlagen
(Reglement elektronische Bereitstellung)
vom 24. November 2025
In Ausführung von § 13 und gestützt auf § 25 der Geschäftsordnung des Kirchenrates (IV B 6)
Vom Kirchenrat beschlossen am 24.11.2025
I. Gegenstand und Geltungsbereich
Dieses Reglement regelt die Modalitäten der elektronischen Bereitstellung, Verteilung und Archivierung der Kirchenratsunterlagen.
Es gilt für alle Kirchenratsmitglieder sowie Verwaltungsmitarbeitende, die an der Kirchenratssitzung teilnehmen soweit sie Kirchenratsunterlagen erstellen, empfangen oder verwenden.
Ziel ist es, die Effizienz und Nachvollziehbarkeit der Kirchenratsunterlagen durch die elektronische Bereitstellung zu fördern.
1 Kirchenratsunterlagen sind sämtliche Dokumente, Protokolle, Anträge, Berichte, Ordnungen und Reglemente, Ratschläge, Einladungen und weitere Unterlagen, die es im Rahmen der Kirchenratssitzung sowie für die Arbeit im Kirchenrat benötigt.
2 Elektronische Bereitstellung bedeutet die Zugänglichmachung von Unterlagen in digitaler Form, insbesondere per E-Mail und Cloud-Dienste.
III. Elektronische Bereitstellung
§ 5
Grundsatz elektronisch
1 Kirchenratsunterlagen werden grundsätzlich elektronisch bereitgestellt.
2 Die elektronische Bereitstellung erfolgt so, dass die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten gewährleistet sind.
3 Eine Bereitstellung in Papierform erfolgt nur auf ausdrücklichen Wunsch eines Kirchenratsmitglied oder Sitzungsteilnehmers.
Das Kirchenratssekretariat und der Kirchenschreiber / die Kirchenschreiberin sind verantwortlich für die technische Organisation und Verwaltung des elektronischen Dokumentensystems.
Die jeweiligen Kirchenratsmitglieder oder Sitzungsteilnehmer sind verantwortlich für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der bereitgestellten Unterlagen.
Der Zugriff auf elektronische Kirchenratsunterlagen erfolgt auf Grundlage Zugehörigkeit zum Kirchenrat sowie Teilnehmer / Teilnehmerin an der Kirchenratssitzung.
Jeder Sitzungsteilnehmer / jede Sitzungsteilnehmerin ist verpflichtet, seine persönlichen Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor Missbrauch zu schützen.
1 Die Unterlagen sind vertraulich und dürfen nur den berechtigten Personen zugänglich gemacht werden. Eine Weitergabe an Dritte ist nur mit Zustimmung des Kirchenrats zulässig.
2 Sofern eine Unterlage nur einem Teil der Sitzungsteilnehmer zur Verfügung gestellt werden soll, kannder Versand ausnahmsweise per Post erfolgen.
§ 11
Technische Anforderungen
1 Das Kirchenratssekretariat stellt sicher, dass ein sicheres und benutzerfreundliches elektronisches System verwendet wird.
2 Die Systeme müssen mindestens folgende Anforderungen erfüllen:
-
Passwort- oder Zwei-Faktor-Authentifizierung
-
Verschlüsselte Datenübertragung (z. B. SSL/TLS)
-
Regelmässige Datensicherung (Back-up)
-
Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
3 Bei der Auswahl externer Cloud- oder Speicherdienste ist auf Datenstandorte innerhalb der Schweiz zu achten.
§ 12
Archivierung und Aufbewahrung
1 Elektronische Kirchenratsunterlagen sind in strukturierter Form zu archivieren und während der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufzubewahren.
2 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen datenschutzkonform zu löschen oder zu anonymisieren.
3 Die Archivierung erfolgt so, dass auch nach einem Systemwechsel die Lesbarkeit gewährleistet bleibt.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der elektronischen Bereitstellung erfolgt nach den geltenden Datenschutzbestimmungen.
Es sind angemessene technische und organisatorische Massnahmen zu treffen, um unbefugten Zugriff, Verlust oder Manipulation zu verhindern.
Dieses Reglement tritt per sofort in Kraft.