Organisationsreglement der Bau- und Vermögensverwaltung der Evangelisch-reformierten Kirche Basel-Stadt

Dieses Organisationsreglement regelt in Ergänzung zu den Statuten die Aufgaben, Kompetenzen und Entschädigung des Aufsichtsrates, seiner Ausschüsse und einzelner Mitglieder und der Geschäftsleitung.

1 Der Aufsichtsrat konstituiert sich in der ersten Sitzung einer jeden Amtsperiode selbst. Er wählt aus seiner Mitte eine Präsidentin oder einen Präsidenten, eine Vizepräsidentin oder einen Vizepräsidenten und die Mitglieder des Anlage- und Immobilienausschusses.

2 Der Aufsichtsrat bezeichnet eine Sekretärin oder einen Sekretär. Diese(r) muss dem Aufsichtsrat nicht angehören

1 Die Präsidentin oder der Präsident oder im Falle ihrer oder seiner Verhinderung die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident oder im Falle deren oder dessen Verhinderung ein anderes Mitglied beruft den Aufsichtsrat ein, so oft die Geschäfte der BVV dies erfordern (in der Regel 4 mal jährlich). Jedes Mitglied des Aufsichtsrates oder der Geschäftsleitung kann von der Präsidentin oder vom Präsidenten bei Dringlichkeit die unverzügliche Einberufung verlangen. Dieses Begehren ist nach Möglichkeit schriftlich zu stellen. Eine Angabe von Gründen ist erforderlich.

2 Die Sitzungstermine sind mindestens 2 Monate im Voraus festzulegen. Sitzungen können physisch oder auf elektronischem Wege oder als Telefonkonferenz abgehalten werden.

3 Die formelle Einberufung erfolgt mindestens 10 Tage im Voraus schriftlich oder per E-Mail und unter Angabe der Traktanden.

4 Bei Dringlichkeit kann auf schriftliche Einberufung und Einhaltung der vorgenannten Fristen verzichtet werden. Ist dies geschehen, können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn die Mehrheit sämtlicher Mitglieder des Aufsichtsrates das Vorliegen von Dringlichkeit bejaht.

5 Über Gegenstände, die nicht auf der Traktandenliste stehen, kann nur gültig Beschluss gefasst werden, wenn sämtliche Mitglieder des Aufsichtsrates anwesend sind und der Beschluss einstimmig erfolgt.

6 Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit seiner Mitglieder anwesend ist.

7 Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit hat die/der Vorsitzende den Stichentscheid.

8 Beschlüsse können mit der Mehrheit sämtlicher Mitglieder auch auf dem Zirkularweg gefasst werden, es sei denn, ein Mitglied verlange die Beratung in einer Sitzung.

9 Über die Verhandlungen und Beschlüsse ist ein Protokoll zu führen, das von der Präsidentin oder vom Präsidenten und von der Sekretärin oder vom Sekretär zu unterzeichnen ist und das vom Aufsichtsrat zu genehmigen ist.

10 Zirkulationsbeschlüsse sind in das nächste Protokoll aufzunehmen.

11 Die Präsidentin oder der Präsident kann den Beizug von Personen, die nicht Mitglieder des Aufsichtsrates oder der Geschäftsleitung sind, zu einzelnen Sitzungen veranlassen.

12 Der Aufsichtsrat kann Drittpersonen durch entsprechenden Beschluss dauernd zu den Sitzungen beiziehen.

IV G 1 § 14 Der Aufsichtsrat hat in Ergänzung von § 14 folgende weitere Aufgaben:
• Festlegung der Anlage- und Immobilienstrategie (mindestens 1 mal je Amtsdauer);
• Erwerb, Veräusserung und Belastung (mit Ausnahme der Einräumung von üblichen Dienstbarkeiten) von Immobilien;
• Genehmigung wesentlicher Verträge, insbesondere mit Total- und Generalunter-nehmen und externen Vermögensverwaltern.

1 Die Präsidentin oder der Präsident ist die/der direkte(r) Vorgesetzte(r) der Geschäftsleitung. Sie/er genehmigt den Abschluss, die wesentliche Änderung und die Auflösung von Arbeitsverhältnissen der BVV.

2 Die Präsidentin oder der Präsident ist verantwortlich für die Vorbereitung der Nachfolgeplanung im Aufsichtsrat.

1 Der AIA ist das für die Vermögensanlagen der BVV verantwortliche Fachorgan. Er bereitet anlage- und immobilienrelevante Beschlüsse des Aufsichtsrates vor und leitet deren Vollzug. Im Rahmen seiner Kompetenzen kann er dem Anlageverantwortlichen und der Geschäftsleitung Weisungen erteilen.

2 Im Einzelnen hat der AIA folgende Aufgaben:
• Festlegung der taktischen Bandbreiten aufgrund der Anlage- und Immobilienstra-tegie;
• Festlegung der Aufgaben und Kompetenzen des Anlageverantwortlichen, wenn ak-tives Management der Finanzanlagen vorgesehen ist (mit Zustimmung der Präsi-dentin oder des Präsidenten);
• Festlegung der Vertretung des Anlageverantwortlichen;
• Laufende Überwachung der Bauprojekte und der Immobilienanlagen;
• Genehmigung der Einräumung von üblichen Dienstbarkeiten;
• Periodische Berichterstattung an den Aufsichtsrat;
• Sofortige Berichterstattung an die Präsidentin oder den Präsidenten bei unerwarte-ten oder speziellen Vorfällen oder Ereignissen;
• Regelmässige Überprüfung der Immobilien- und der Anlagestrategie / Anträge an den Aufsichtsrat bezüglich Überarbeitung der Immobilien-und der Anlagestrategie.

3 Wenn die BVV das aktive Management eines Teils des Vermögens der Evangelisch-reformierten Kirche des Kantons Basel-Stadt übernimmt, so hat der AIA analoge Kompetenzen und Aufgaben.

1 Der AIA besteht aus mindestens 3 Mitgliedern, die vom Aufsichtsrat gewählt werden. Der Aufsichtsrat bezeichnet die oder den Vorsitzende(n) des AIA ("Anlageverantwortliche(r)") und die oder den Bauverantwortliche(n), die oder der in der Regel das im Kirchenrat der Evangelisch-reformierten Kirche des Kantons Basel-Stadt für Baufragen zuständige Mitglied ist. Die weiteren Mitglieder müssen über Expertise in Anlage- und/oder Immobilienfragen verfügen. Die Mehrheit der Mitglieder des AIA müssen Mitglieder des Aufsichtsrates sein.

2 Die Geschäftsleitung nimmt an den Sitzungen teil. Die Präsidentin oder der Präsident hat das Recht, an den Sitzungen teilzunehmen.

IV G 1 a* § 2.2. Ziffer 2.2 ist analog für den AIA anwendbar.

1 Die Geschäftsleitung besteht in der Regel aus einer Geschäftsführerin oder einem Geschäftsführer.

2 Die Geschäftsleitung bereitet Anträge im Zuständigkeitsbereich des Aufsichtsrates vor und vollzieht dessen Beschlüsse, sofern der Vollzug nicht anderweitig zugewiesen ist.

3 Die Geschäftsleitung führt die operativen Geschäfte der BVV im Rahmen der Vorgaben des Aufsichtsrates und erlässt die für die interne Organisation notwendigen Richtlinien.

Jedes Mitglied erhält eine Jahrespauschale von CHF 5'000, die Präsidentin oder der Präsident eine solche von CHF 10'000.

Jedes Mitglied des AIA erhält eine Jahrespauschale von CHF 3'000. Die oder der Anlage-verantwortliche erhält eine zusätzliche jährliche Entschädigung von CHF 20'000 (vorbehältlich einer zusätzlichen Entschädigung für die Verwaltung eines Teils der Finanzanlagen der Evangelisch-reformierten Kirche des Kantons Basel-Stadt), so lange sie oder er für das aktive Management der Finanzanlagen der BVV zuständig ist, und von CHF 4'000, wenn diese Zuständigkeit wegfällt.

Mitglieder des Aufsichtsrates oder des AIA können für Aufträge, die nicht mit den pauschalen Entschädigungen abgegolten sind, zusätzlich entschädigt werden. Die Honorierungsgrundsätze sind jeweils im Voraus und schriftlich festzuhalten, in der Regel wird der Auf-wand nach den Stundensätzen, die ein Mitglied auch in seiner sonstigen beruflichen Tätigkeit berechnet, entschädigt. Die jeweiligen Vereinbarungen sind von der Präsidentin oder dem Präsidenten zu genehmigen, eine allfällige Vereinbarung mit der Präsidentin oder dem Präsidenten bedarf der Genehmigung durch den Aufsichtsrat. Der Aufsichtsrat wird einmal jährlich über die Entschädigung solcher Aufträge an Mitglieder und ihnen nahestehende Unternehmungen orientiert.

1 Die Präsidentin oder der Präsident, die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident sowie die vom Aufsichtsrat bestimmten weiteren Mitglieder des Aufsichtsrates sind kollektiv zu zweien zeichnungsberechtigt. Im Weiteren sind die Mitglieder der Geschäftsleitung kollektiv zu zweien zeichnungsberechtigt.

2 Im Übrigen regelt und erteilt der Aufsichtsrat die Zeichnungsberechtigung, wobei aus-schliesslich Zeichnung kollektiv zu zweien vorzusehen ist. Er kann eine Unterschriftenweisung erlassen.

Die Mitglieder des Aufsichtsrates, des AIA und der Geschäftsleitung sind verpflichtet, in den Ausstand zu treten, wenn Geschäfte behandelt werden, die ihre eigenen Interessen oder die Interessen von ihnen Nahestehenden natürlichen oder juristischen Personen, mit Ausnahme der Evangelisch-reformierte Kirche des Kantons Basel-Stadt, berühren.

Ohne Rücksicht auf eine allenfalls laufende Amtsdauer gilt für die Mitglieder des Aufsichtsrates folgende Altersgrenze: Die Vollendung des 75. Lebensjahres.

Dieses Organisationsreglement tritt am 1. Januar 2022 in Kraft. Die Änderungen vom 21. März 2024 treten rückwirkend auf den 1. Januar 2024 in Kraft.